教育法規10-(8)「学校備付表簿」

法規

 学校に備えなければならない表簿について述べなさい。また、その管理について述べなさい。

学校備付表簿

 学校備付け表簿とは、学校が公の施設としてその運営の万全を期すため、作成・保存する事務的文書・表簿のことである。【地方自治法第244条】

 法令等で、備えなければならないと定められている表簿のことを学校備付表簿という。一般に公簿と呼ばれており、保存期間も定められている。

学校教育法施行規則に定められている表簿

 【学校教育法施行規則第28条】では、大きく「教職員関係の名簿」「児童生徒等関係の表簿」「庶務会計関係の表簿」3つに分けられる。

教職員等関係の名簿

  • 職員の名簿
  • 履歴書
  • 出勤簿
  • 担任学級
  • 担任の教科又は科目
  • 時間表
  • 学校医執務記録簿
  • 学校歯科医執務記録簿
  • 学校薬剤師執務記録簿

児童生徒等関係の表簿

  • 日課表
  • 教科用図書配当表
  • 指導要録、その写し、抄本
  • 出席簿
  • 健康診断に関する表簿
  • 入学者の選抜に関する表簿
  • 成績考査に関する表簿

庶務会計関係の表簿

  • 学校に関係のある法令
  • 学則
  • 学校日誌
  • 資産原簿
  • 出納帳
  • 経費の予算決算についての表簿
  • 図書・機械・器具・標本・模型等の教具の目録
  • 往復文書処理簿

 これらの表簿は(5年)保存(指導要録の抄本又は写しを除く)
 指導要録及び写しの学籍に関する記録は(20年)保存

公立小中学校管理規則に定められている表簿

  • 学校沿革誌(永久)
  • 卒業(終了)証書授与台帳(永久)
  • 旧職員の名簿及び履歴書綴り(永久)
  • 学校要覧(5年)
  • 公文書綴り(別に定める期間)
  • 統計表簿(5年)
  • 教育計画書綴り(5年)
  • 職員の罷免その他の進退に関する文書綴り(5年)
  • 職員調査表(5年)
  • 職員旅行命令簿(3年)
  • 願書・届書綴(3年)
  • 職員会議録(3年)

学校保健安全法施行規則に定められている表簿

  • 児童生徒等の健康診断票【第8条第4項】(5年)保存
  • 職員健康診断票【第15条第3項】(5年)保存

その他

 学年学級経営案、学習指導案綴など学校独自の表簿

表簿の管理

表簿の取り扱い

  • 表簿は耐火書庫またはそれに代わる鍵のかかる書庫等で保管する。
  • 原則として、校外への持ち出しは禁止する。
  • 正確に記載されているかの点検を行う。
  • 各表簿の作成要領を全職員で共通理解しておく。
  • 表簿の管理責任者を明確にしておく。
  • 保存期間が経過した文書は規定の方法で廃棄する。

事案処理の終了した文書は、次のようにファイリングする

  • 事務事業ごとに、保存期間別、会計年度別にする。
  • ファイルに含まれる文書の目録を検討に添付する。
  • 保管に適したファイリング用具を用いる。
  • ファイリング用具の表紙、背表紙等にファイル名、保存期間、廃棄年月日その他必要事項を表示する。

関係法令

【地方自治法第244条】
「普通地方公共団体は、住民の福祉を増進する目的をもつてその利用に供するための施設(これを公の施設という。)を設けるものとする。」

【学校教育法施行規則第28条】
「学校において備えなければならない表簿は、概ね次のとおりとする。」

  • 学校に関係のある法令
  • 学則、日課表、教科用図書配当表、学校医執務記録簿、学校歯科医執務記録簿、学校薬剤師執務記録簿及び学校日誌
  • 職員の名簿、履歴書、出勤簿並びに担任学級、担任の教科又は科目及び時間表
  • 指導要録、その写し及び抄本並びに出席簿及び健康診断に関する表簿
  • 入学者の選抜及び成績考査に関する表簿
  • 資産原簿、出納簿及び経費の予算決算についての帳簿並びに図書機械器具、標本、模型等の教具の目録
  • 往復文書処理簿

【第2項】
「前項の表簿(第24条第2項の抄本又は写しを除く。)は、別に定めるもののほか、5年間保存しなければならない。ただし、指導要録及びその写しのうち入学、卒業等の学籍に関する記録については、その保存期間は、20年間とする。」
【第3項】
学校教育法施行令第31条の規定により指導要録及びその写しを保存しなければならない期間は、前項のこれらの書類の保存期間から当該学校においてこれらの書類を保存していた期間を控除した期間とする。」

【学校教育法施行令第31条】
「公立又は私立の学校が廃止されたときは、市町村又は都道府県の設置する学校については当該学校を設置していた市町村又は都道府県の教育委員会が、市町村又は都道府県の設置する大学については当該大学を設置していた市町村又は都道府県の長が、公立大学法人の設置する学校については当該学校を設置していた公立大学法人の設立団体の長が、私立の学校については当該学校の所在していた都道府県の知事が、文部科学省令で定めるところにより、それぞれ当該学校に在学し、又はこれを卒業した者の学習及び健康の状況を記録した書類を保存しなければならない。」

【公立小中学校管理規則第36条】
「学校は、学校教育法施行規則第28条に規定する表簿のほか、次に掲げる第2欄の表簿を備え、それぞれ第3欄に定める期間保存しなければならない。」
【第2項】
「前項の表簿中、第4号及び第9号は、毎年5月1日現在で作成したものと、同月末日までに教育委員会に報告しなければならない。」
【第3項】
「表簿の様式で必要なものは、教育委員会が別に定める。」
【第4項】
「学校が廃止された場合、第1項に規定する表簿は、教育委員会が保存する。」

【学校保健安全法第8条第4項】
「児童生徒等の健康診断票は、5年間保存しなければならない。ただし、第2項の規定により送付を受けた児童又は生徒の健康診断票は、当該健康診断票に係る児童又は生徒が進学前の学校を卒業した日から5年間とする。」

【学校保健安全法第15条第3項】
「職員健康診断票は、5年間保存しなければならない。」

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